Kühlkette unterbrochen: Was jetzt zu tun ist und wie Sie Schäden begrenzen

Die Temperatur steigt über den vorgesehenen Bereich. Das Fahrzeug ist noch unterwegs. Und plötzlich steht die wichtigste Frage im Raum: Was jetzt?

Eine Temperaturabweichung bedeutet nicht automatisch, dass die gesamte Ladung verloren ist. Sie sollte aber auch nicht ignoriert werden. Entscheidend ist, möglichst schnell herauszufinden, was passiert ist, welche Waren betroffen sein könnten und welche Maßnahmen erforderlich sind.

Dabei helfen klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Temperaturdaten und ein vorher definierter Ablauf.

Eine Kühlkette soll temperaturempfindliche Waren während Lagerung, Umschlag und Transport innerhalb der für sie vorgesehenen Bedingungen halten.

Werden die definierten Temperaturgrenzen über- oder unterschritten, liegt zunächst eine Temperaturabweichung vor. Wie kritisch diese ist, hängt vom jeweiligen Produkt, der Dauer und Höhe der Abweichung sowie den geltenden Qualitätsvorgaben ab.

Bei Lebensmitteln sieht beispielsweise auch die EU-Hygieneverordnung vor, dass die Kühlkette grundsätzlich nicht unterbrochen werden darf. Gleichzeitig können begrenzte Zeiträume außerhalb der Temperaturkontrolle zulässig sein, wenn dies aus praktischen Gründen erforderlich ist und dadurch kein Gesundheitsrisiko entsteht.

Eine einzelne Grenzwertüberschreitung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass ein Produkt nicht mehr verwendet werden darf. Sie bedeutet zunächst: Der Vorgang muss bewertet werden.

Bei Arzneimitteln gilt ein ähnlicher Grundgedanke: Die zulässigen Lager- und Transportbedingungen werden produktspezifisch festgelegt. Verantwortliche Beteiligte sollten außerdem wissen, welche Maßnahmen einzuleiten sind, wenn diese Bedingungen nicht eingehalten werden.

Wenn während eines Transports eine Abweichung festgestellt wird, sollte möglichst nach einem festen Ablauf vorgegangen werden.

Zuerst sollte geklärt werden, was tatsächlich gemessen wurde.

Relevant sind beispielsweise:

• Welche Temperatur wurde erreicht?
• Welcher Grenzwert wurde überschritten?
• Seit wann besteht die Abweichung?
• Welcher Sensor oder Fahrzeugbereich ist betroffen?
• Steigt die Temperatur weiter oder stabilisiert sie sich wieder?

Ein einzelner Messwert liefert weniger Informationen als der gesamte Temperaturverlauf.

Ein kurzer Ausschlag während eines Lieferstopps kann beispielsweise eine andere Ursache haben als ein kontinuierlicher Temperaturanstieg über mehrere Stunden.

Als Nächstes sollte geklärt werden, wo sich das Fahrzeug befindet und was dort gerade passiert.

Steht es bei einem Kunden? Befindet es sich im Stau? Ist es auf einem Rastplatz oder noch unterwegs?

In Verbindung mit dem Tourverlauf können Standortdaten wichtige Hinweise liefern. Eine Abweichung unmittelbar während einer Zustellung spricht beispielsweise eher für eine länger geöffnete Tür als ein Temperaturanstieg während einer durchgehenden Autobahnfahrt.

Der Fahrer kann die Situation vor Ort überprüfen.

Mögliche Fragen sind:

• Sind alle Türen geschlossen?
• Arbeitet das Kühlaggregat?
• Wird eine Fehlermeldung angezeigt?
• Wurde die Temperatureinstellung verändert?
• Gibt es sichtbare Schäden oder Undichtigkeiten?
• Ist die Ladung verrutscht und blockiert möglicherweise die Luftzirkulation?

Der Fahrer sollte dabei nur Maßnahmen durchführen, die betrieblich vorgesehen sind und sicher durchgeführt werden können.

Nicht jede Abweichung betrifft automatisch die komplette Ladung.

Bei Fahrzeugen mit mehreren Sensoren oder Temperaturzonen kann zunächst geprüft werden, ob nur ein bestimmter Bereich betroffen ist.

Auch Art, Menge und Verpackung der Ware spielen eine Rolle. Ein dicht gepacktes Produkt reagiert möglicherweise langsamer auf eine kurzfristige Veränderung der Lufttemperatur als eine kleine, ungeschützte Sendung.

Wichtig ist deshalb die Unterscheidung zwischen gemessener Laderaumtemperatur und tatsächlicher Produkttemperatur.

Die endgültige Bewertung sollte nicht spontan durch den Fahrer erfolgen.

Abhängig vom Unternehmen können beispielsweise folgende Personen oder Funktionen zuständig sein:

• Disposition,
• Qualitätsmanagement,
• Lagerleitung,
• Fuhrparkmanagement,
• Auftraggeber, oder eine für das Produkt verantwortliche Fachperson.

Für temperaturempfindliche Produkte sollten Unternehmen bereits vor einer Abweichung definieren, wer Entscheidungen treffen darf.

Auch wenn sich die Temperatur schnell wieder normalisiert, sollte eine relevante Abweichung nachvollziehbar bleiben.

Zu einer guten Dokumentation gehören mindestens:

• Fahrzeug und Tour,
• Datum und Uhrzeit,
• betroffene Temperaturzone,
• Temperaturverlauf,
• Dauer der Abweichung,
• Standort,
• vermutete oder bestätigte Ursache,
• kontaktierte Personen,
• eingeleitete Maßnahmen, und die abschließende Entscheidung.

Diese Informationen helfen nicht nur bei möglichen Kundenrückfragen. Sie bilden auch die Grundlage dafür, ähnliche Vorfälle künftig zu vermeiden.

Nach der akuten Bearbeitung lohnt sich eine kurze Ursachenanalyse.

Dabei können Unternehmen beispielsweise prüfen:

• War der definierte Grenzwert sinnvoll?
• Kam die Warnung rechtzeitig?
• War sofort klar, wer zuständig ist?
• Konnte der Fahrer die Ursache feststellen?
• Waren alle benötigten Daten verfügbar?
• Trat das gleiche Problem bereits früher auf?

Gerade wiederkehrende Abweichungen sind wertvoll für die Prozessoptimierung.

Treten Temperaturprobleme beispielsweise immer bei einer bestimmten Tour, einem Fahrzeug oder Kunden auf, kann gezielt nachgebessert werden.

Die Dokumentation wird damit nicht nur zum Nachweis eines vergangenen Ereignisses, sondern zur Grundlage für bessere zukünftige Transporte.

Bei einer klassischen Temperaturaufzeichnung wird eine Abweichung häufig erst nach der Tour sichtbar. Dann lässt sich zwar rekonstruieren, was passiert ist – die Möglichkeit zum Eingreifen ist jedoch bereits vorbei.

Eine digitale Temperaturüberwachung macht Veränderungen dagegen während des laufenden Transports sichtbar. Werden definierte Grenzwerte überschritten, können Verantwortliche automatisch informiert werden.

Besonders hilfreich ist die Kombination mit GPS-Daten. So lässt sich unmittelbar erkennen, welches Fahrzeug betroffen ist, wo es sich befindet und ob die Abweichung beispielsweise während eines Lieferstopps oder einer ungeplanten Standzeit entstanden ist.

Moving Intelligence verbindet kabellose Temperatursensoren mit der GPS-Fahrzeugüberwachung und dem TrackPilot-System. Temperaturwerte werden während der Fahrt übertragen und gemeinsam mit Fahrzeugposition und weiteren Daten dargestellt.

Für jedes Fahrzeug lassen sich individuelle Höchst- und Tiefstwerte definieren. Werden diese überschritten, können Verantwortliche in Echtzeit gewarnt werden. Die gemessenen Temperaturverläufe werden außerdem automatisch gespeichert und archiviert.

Eine Temperaturabweichung ist zunächst ein Signal, genauer hinzusehen. Nicht jede kurzfristige Schwankung bedeutet automatisch einen Warenverlust. Entscheidend ist, wie stark die Abweichung ist, wie lange sie anhält und welches Produkt betroffen ist.

Im Ernstfall sollten Unternehmen deshalb nicht nur auf den aktuellen Temperaturwert schauen. Temperaturverlauf, Fahrzeugposition, Tour, Sensorbereich und Produktspezifikationen ergeben gemeinsam ein deutlich besseres Bild.

Wer zusätzlich Verantwortlichkeiten und Eskalationswege im Voraus festlegt, kann schneller und strukturierter reagieren.

Digitale Temperaturüberwachung schafft dafür die notwendige Transparenz – während der Transport noch läuft und nicht erst, wenn die Ware bereits am Ziel angekommen ist.

Erkennen Sie Temperaturabweichungen rechtzeitig und behalten Sie Ihre Kühltransporte im Blick.