Transport-Management-System (TMS): Der Leitfaden für effiziente Logistik

Die Logistikbranche ist ein zentraler Wirtschaftszweig in Deutschland: Mit einem Jahresumsatz von etwa 280 Milliarden Euro ist sie der drittgrößte Wirtschaftsbereich, in dem über 3 Millionen Menschen bei mehr als 70.000 Unternehmen beschäftigt sind. Vor allem der Straßengüterverkehr mit Lkw und Fuhrparks bildet das Rückgrat vieler Lieferketten.

Angesichts steigender Kundenansprüche, höherer Kosten und strengerer Umweltauflagen setzt die Branche verstärkt auf digitale Transportmanagementsysteme (TMS). Solche Systeme – ob in Form von Telematik-Lösungen, Tourenplanungs-Software oder Flottenmanagement-Plattformen – versprechen Kostenersparnis, Effizienzgewinne und CO₂-Reduktion.

Damit auch Sie von diesen Vorteilen profitieren können und eine Einführung reibungslos funktioniert, finden Sie in diesem Leitfaden alle wichtigen Informationen.

Ein Transport-Management-System (TMS) ist eine spezialisierte Softwarelösung, die darauf ausgerichtet ist, die Organisation, Ausführung und Überwachung des täglichen Betriebs von Transportflotten zu optimieren. Als Schlüsselinstrument im Bereich der Logistik und Supply-Chain-Management, zielt es darauf ab, die Effizienz, Liefertreue und Kosteneffektivität sämtlicher Transportvorgänge signifikant zu verbessern.

Die Kernfunktionen moderner Transport-Management-Lösungen:

• Routenplanung und -optimierung: Auswahl der effizientesten Routen unter Berücksichtigung von Faktoren wie Entfernung und Lieferzeitfenstern.
• Sendungsverfolgung: Echtzeit-Überwachung und Statusaktualisierungen für Sendungen.
• Anbindung an ERP-Systeme: Die TMS sollte sich in die Prozesse einfügen lassen und Import/Exporte von Daten ermöglichen.
• Automatische Datenerfassung: Das TMS sollte die Erfassung von Daten automatisieren. Dazu können Temperaturdaten, Zustellnachweise oder Retourannahmen gehören.
• Leistungsanalyse und Berichterstattung: Sammlung und Analyse von Daten zur Bewertung der Transporteffizienz und zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.

Die Digitalisierung der Transportprozesse gilt als Schlüsselfaktor für eine zukunftsfähige Logistik. Laut BVL sehen über 80 % der Logistik- und Supply-Chain-Manager die digitale Transformation als sehr große Chance für ihr Unternehmen und erwarten direkte finanzielle Vorteile wie Kostenreduktion oder höhere Erlöse.

Ein zentrales Element der Digitalisierung in Fuhrparks ist der Einsatz von Telematik-Systemen zur Fahrzeug- und Datenvernetzung. Laut einer aktuellen Studie von Dataforce nutzen 2024 bereits 21 % der deutschen Fuhrparks (ab 5 Fahrzeugen) Telematiklösungen für Management und Tracking. Bei größeren Flotten ab 16 Nutzfahrzeugen liegt die Quote sogar bei rund 40 %. Die Nutzung hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen – etwa in Pkw-Flotten von 20 % (2018) auf 38 % (2024) und bei Transportern von 51 % auf 78 % im selben Zeitraum.

Warum setzen Unternehmen auf Telematik und TMS? Hauptmotive sind vor allem Prozessoptimierung und Kosteneffizienz. Durch digitale Lösungen erhalten Fuhrparkleiter alle relevanten Daten in Echtzeit, was die Transparenz erhöht und Entscheidungen erleichtert. 60 % der Unternehmen berichten, dass bessere Transparenz – etwa via TMS-Dashboards – ihre Kundenzufriedenheit steigert, und 50 % nennen die Senkung von Transportkosten als größten Vorteil operativer Transparenz.

Dennoch steht die Digitalisierung teils erst am Anfang: Nur 37 % der Firmen haben Technologien wie KI/maschinelles Lernen bereits tief in ihr TMS integriert. Datenqualität und Integration in bestehende Prozesse bleiben Herausforderungen, aber die Mehrheit der Branche investiert hier, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Ein wesentliches Versprechen von TMS Systemen ist die Reduktion der Betriebskosten. Durch Automatisierung, bessere Auslastung und optimierte Touren lassen sich sowohl Verwaltungsaufwände als auch direkte Transportkosten senken. Digitale Routenoptimierung kann laut Branchenerhebungen Einsparpotenziale von 10 % bis 15 % freilegen. Unternehmen profitieren dabei nicht nur von geringeren Leerkilometern und Spritkosten, sondern auch durch weniger Verschleiß, geringeren Dispo-Aufwand und schnellere Abwicklung.

Auch bei der Personalplanung ergeben sich Vorteile: Fahrten lassen sich effizienter auf das vorhandene Fahrpersonal verteilen, was Engpässe reduziert und Fahrzeiten optimiert.

Zusammengefasst ergeben sich wichtige Vorteile:

Signifikante Kosteneinsparungen durch:

• Reduktion unnötiger Fahrtstrecken durch intelligente Routenoptimierung
• Automatisierung zeitaufwändiger manueller Prozesse
• Minimierung von Fehllieferungen durch präzises Tracking

Optimierte Lieferzeiten dank:

• Echtzeit-Datenanalyse für sofortige Reaktionsfähigkeit bei Störungen
• Präziser Tourenplanung für minimale Transportzeiten

Vollständige Prozesstransparenz durch:

• Zentrale Datenplattform für ein ganzheitliches Logistikbild
• Detaillierte Berichterstattung als solide Entscheidungsgrundlage

Nachhaltig verbesserte Kundenbeziehungen mittels:

• Zuverlässig pünktlicher Lieferungen
• Proaktiver Kommunikation bei Änderungen
• Rechtssicherer digitaler Nachweise
• Deutlich reduzierter Fehlerquote bei Auslieferungen

Neben wirtschaftlichen Vorteilen spielen Nachhaltigkeit und CO₂-Einsparung eine immer größere Rolle. Der Straßengüterverkehr steht unter Druck, Emissionen zu senken – effizientere Tourenplanung und Telematik leisten dazu einen direkten Beitrag. Routenoptimierung wirkt sich positiv auf den Spritverbrauch aus: Studien zeigen, dass durch strategische Planung (z.B. Vermeidung von Umwegen, Leerkilometern und Staus) der Kraftstoffverbrauch um etwa 2 % bis 5 % gesenkt werden kann.

Auch Großunternehmen setzen auf digitale Hilfe beim Klimaschutz. Beispielsweise will DHL bis 2030 seine CO₂-Emissionen um 42 % senken und nutzt Telematik-Plattformen (IoT-Daten via Samsara), um den Fuhrpark effizienter und grüner zu gestalten. Allerdings zeigen Umfragen, dass bislang erst 25 % der Fuhrparks ihre CO₂-Emissionen systematisch erfassen – meist über Tankkartendaten (73 % der Fälle). Hier besteht noch Potenzial: Ein höherer Digitalisierungsgrad im Fuhrparkmanagement geht oft Hand in Hand mit besserem Emissions-Tracking und -Reporting.

Ein modernes TMS kann diese Lücke schließen, indem es automatisiert Emissionsdaten erfasst und so Transparenz über die Umweltbilanz schafft – eine Grundlage, um gezielt Verbesserungen (wie alternative Antriebe oder Routenänderungen) umzusetzen.

Die Auswahl des passenden Transport-Management-System-Anbieters ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Logistikprozesse. Mit der richtigen Transport-Management-Lösung können Sie deutliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen realisieren. Damit Sie Ihren idealen TMS-Partner für Ihr Unternehmen finden können, finden Sie hier eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Sie vorab berücksichtigen sollten.

Expertenratschläge zur TMS-Auswahl:

• Bedarfsanalyse durchführen: Ermitteln Sie präzise, welche spezifischen Anforderungen Ihr Unternehmen an ein TMS stellt
• Kosten-Nutzen-Verhältnis bewerten: Stellen Sie die langfristigen Vorteile und Einsparungen den initialen Investitionskosten gegenüber
• Skalierbarkeit sicherstellen: Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmenswachstum flexibel mitwachsen kann
• Integrationstiefe prüfen: Bestätigen Sie die nahtlose Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen wie ERP oder Warenwirtschaft
• Sicherheitsstandards verifizieren: Prüfen Sie die Einhaltung aktueller Datenschutzanforderungen und die Verfügbarkeit differenzierter Rechteverwaltung
• Praktische Erprobung durchführen: Nutzen Sie Demo-Versionen oder Testphasen, um die Praxistauglichkeit des Systems zu validieren

Als innovativer Transport Management System Anbieter bietet Moving Intelligence mit TrackPilot eine durchdachte und praxisbewährte Transport Management Lösung an, die sich besonders an mittelständische Logistikunternehmen und Fuhrparkbetreiber richtet. Die Plattform digitalisiert und vereinfacht sämtliche Transportprozesse und führt nachweislich zu Effizienzsteigerung und Kostenreduktion.

Transportmanagementsysteme gehören in Deutschland zunehmend zur Grundausstattung erfolgreicher Logistik- und Fuhrparkbetriebe. Digitale TMS-Lösungen ermöglichen es, die Komplexität moderner Lieferketten zu beherrschen – von der Planung über die Ausführung bis zur Nachverfolgung. Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Durch effizientere Routen und Automatisierung sind zweistellige Prozent-Einsparungen bei den Transportkosten realisierbar, während zugleich der CO₂-Ausstoß pro Tour spürbar sinkt. Für Unternehmen bedeutet dies höhere Profitabilität und eine bessere Umweltbilanz – beides entscheidende Faktoren in Zeiten von Kostendruck und Klimazielen.

Zugleich erhöht ein TMS die Transparenz: Kunden erhalten genaue und frühzeitige Liefer-Updates, was die Zufriedenheit steigert. Disponenten können schneller auf Störungen reagieren, weil alle Daten zentral verfügbar sind. Und nicht zuletzt hilft es, den Fahrermangel etwas abzumildern, indem Touren effizienter verteilt und Fahrer durch Technologie entlastet werden (z.B. weniger Überstunden dank optimierter Routen).

Unter dem Strich führt kein Weg an der Digitalisierung des Fuhrparks vorbei. Die Investition in ein Transportmanagementsystem – ob als umfangreiche Plattform oder als flexible App-Lösung wie TrackPilot – zahlt sich in mehrfacher Hinsicht aus. Unternehmen, die frühzeitig auf diese digitalen Werkzeuge setzen, profitieren von Kostenvorteilen, erfüllen leichter Nachhaltigkeitsvorgaben und behalten ihre Lieferperformance selbst in anspruchsvollen Zeiten hoch. Die Zukunft der Logistik ist vernetzt, transparent und datengetrieben – TMS sind der Schlüssel, um diese Zukunft erfolgreich zu gestalten.

Kontaktieren Sie uns noch heute als einen der führenden Transport-Management-Systemanbieter, um Ihr Transportmanagement auf die nächste Stufe zu heben und die Weichen für zukünftiges Wachstum zu stellen.