Fahrerkarte auslesen: Fristen, Pflichten & Fernauslesung

Die Fahrerkarte gehört zu den wichtigsten Dokumenten eines jeden Fahrers und ist für die Nutzung digitaler Kontrollgeräte unabdingbar. Unternehmen müssen die Daten einer digitalen Fahrerkarte regelmäßig auslesen und speichern. Die wichtigste Frist dabei: Fahrerkartendaten müssen spätestens alle 28 Kalendertage kopiert werden.

Bei größeren Flotten kann das manuelle Auslesen allerdings schnell aufwendig werden. Moderne Systeme ermöglichen deshalb, Fahrerkarte und Fahrtenschreiber automatisch aus der Ferne auszulesen.

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Die gesetzliche Frist beträgt 28 Kalendertage. Spätestens innerhalb dieses Zeitraums muss das Unternehmen die auf der Fahrerkarte gespeicherten Daten kopieren und im Betrieb sichern.Für die Daten aus dem Massenspeicher des digitalen Fahrtenschreibers gilt dagegen eine Frist von 90 Tagen.

Kurz zusammengefasst:

Maximale Auslesefrist der Fahrerkarte: 28 Kalendertage Massenspeicher des Fahrtenschreibers: 90 Tage

Unternehmen dürfen die Daten selbstverständlich häufiger herunterladen. Gerade bei größeren Fuhrparks kann eine automatische Auslesung dabei helfen, Fristen zuverlässig einzuhalten.

Das Auslesen der Fahrerkarte ist grundsätzlich Pflicht des Unternehmens.

Der Fahrer muss seine Fahrerkarte dem Unternehmen zur Verfügung stellen, damit die gespeicherten Daten kopiert werden können. Das Unternehmen ist anschließend für die ordnungsgemäße Speicherung und Sicherung der Daten verantwortlich.

Zusätzlich müssen Sicherheitskopien der heruntergeladenen Daten auf einem gesonderten Datenträger erstellt werden.

Fahrerkarte und Fahrtenschreiber speichern unterschiedliche, sich ergänzende Informationen.

Die Fahrerkarte ist personenbezogen und dokumentiert die Aktivitäten des Fahrers. Der **digitale Fahrtenschreiber** ist dagegen dem Fahrzeug zugeordnet und speichert Fahrzeug- und Fahrtdaten in seinem Massenspeicher.

Deshalb gelten auch unterschiedliche Downloadfristen: 28 Tage für die Fahrerkarte und 90 Tage für den Massenspeicher.

Eine Fahrerkarte wird benötigt, wenn ein Fahrer ein Fahrzeug mit digitalem Fahrtenschreiber führt und die Fahrt unter die europäischen Fahr- und Ruhezeitenvorschriften fällt.

Grundsätzlich betrifft dies unter anderem den Güterverkehr mit Fahrzeugen oder Fahrzeugkombinationen über 3,5 Tonnen sowie entsprechende Fahrzeuge zur Personenbeförderung.

Seit dem 1. Juli 2026 wurde der Anwendungsbereich erweitert: Auch leichte Nutzfahrzeuge über 2,5 bis 3,5 Tonnen fallen bei bestimmten grenzüberschreitenden Gütertransporten und Kabotagefahrten unter die europäischen Tachographenvorschriften.

Es bestehen jedoch verschiedene gesetzliche Ausnahmen. Unternehmen sollten deshalb für ihren konkreten Fahrzeugeinsatz prüfen, ob eine Tachographen- und Fahrerkartenpflicht besteht.

Der Smart Tacho 2 erweitert die Möglichkeiten digitaler Fahrtenschreiber und erfasst zusätzliche Informationen für die Kontrolle des europäischen Straßenverkehrs.

Unabhängig von der Tachographengeneration bleibt für Unternehmen jedoch eine wichtige Vorgabe bestehen: Die Fahrerkarte muss spätestens alle 28 Tage ausgelesen werden.

Seit Ende 2024 wurde außerdem der bei Straßenkontrollen relevante Nachweiszeitraum auf den aktuellen Tag und die vorausgehenden 56 Tage erweitert.

Für Fuhrparkunternehmen wird eine lückenlose und zuverlässig verfügbare Datenbasis dadurch noch wichtiger.

Grundsätzlich können Fahrerkartendaten manuell ausgelesen werden. Dafür kommen beispielsweise Kartenlesegeräte, Download-Terminals oder entsprechende Software zum Einsatz.

Bei mehreren Fahrzeugen und Fahrern entsteht dadurch jedoch schnell zusätzlicher organisatorischer Aufwand. Fahrer müssen zum richtigen Zeitpunkt vor Ort sein und die Downloadfristen müssen für jede einzelne Karte überwacht werden.

Eine Alternative ist die automatische Fernauslesung.

Dabei werden die Daten über eine entsprechende Telematiklösung automatisiert heruntergeladen und übertragen. Der Fahrer muss für den regelmäßigen Download nicht extra mit seiner Fahrerkarte in die Unternehmenszentrale kommen.

Für Unternehmen ist vor allem eine Frist entscheidend: Fahrerkartendaten müssen spätestens alle 28 Tage ausgelesen und gesichert werden.

Bei wenigen Fahrern kann dies manuell organisiert werden. Mit wachsender Flotte steigt jedoch der Verwaltungsaufwand und damit auch das Risiko verpasster Downloads.

Durch eine automatische Fernauslesung lassen sich Fahrerkarten und digitale Fahrtenschreiber regelmäßig herunterladen, ohne dass Fahrzeuge oder Fahrer für jeden Download in die Zentrale kommen müssen.

Wen Sie den Prozess automatisieren möchten, finden Sie hier weitere Informationen zum Remote Tacho Download von Moving Intelligence.