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Der Einbau digitaler Tachographen in neuzugelassenen Fahrzeugen ist seit 2006 gesetzlich vorgeschrieben. Gemäß diesen Bestimmungen müssen Fahrzeuge, deren Gesamtgewicht 3,5 Tonnen überschreitet oder die über 9 oder mehr Sitzplätze besitzen, mit einem digitalen Fahrtenschreiber ausgestattet sein. Diese Verpflichtung zur Verwendung von digitalen Tachographen gilt nicht nur in Deutschland, sondern auch in allen EU-Ländern.
Moving Intelligence informiert über die wichtigsten Pflichten und Regelungen für Unternehmer zum Thema „digitale Tachographen“.
Wie wird ein digitaler Tachograph verwendet?
Als Arbeitgeber sind Unternehmer gesetzlich dazu verpflichtet, digitale Tachographen in ihre Fahrzeuge einzubauen. Diese Geräte dienen dazu, Lenk- und Ruhezeiten, Pausen sowie gefahrene Kilometer und Geschwindigkeiten zur späteren Kontrolle aufzuzeichnen. Für die gesetzeskonforme Nutzung von digitalen Tachographen ist zudem eine Fahrtenschreiberkarte erforderlich. Diese Karte speichert persönliche Informationen und Daten des Tachographen und ermöglicht eine eindeutige Identifizierung des Fahrers.
Bei Kontrollen durch Behörden ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Daten der Fahrerkarte und des digitalen Tachographen zur Verfügung zu stellen. Das Fahren ohne Fahrerkarte kann sowohl dem Fahrer als auch dem Transportunternehmer teuer zu stehen kommen.
Um Fehler bei der Bedienung und möglicherweise damit einhergehende Geldstrafen zu verhindern, ist eine entsprechende Schulung der Fahrer erforderlich. Nicht alle Tätigkeiten und Zeiten werden automatisch erfasst, weshalb die Fahrer gewisse Prozesse manuell durchführen müssen. Über diese Verfahrensweise müssen sie selbstverständlich im Voraus informiert und geschult werden. Beispielsweise müssen Ladezeiten oder andere Fahrertätigkeiten, die zur Arbeitszeit gehören, in den Fahrtenschreiber eingetragen werden. Beim Arbeitsbeginn, nach dem Einstecken der Fahrerkarte in den linken Slot des Tachographen, werden diese automatisch erfasst.
Bei einem Fahrerwechsel muss der Beifahrer oder Ersatzfahrer seine Karte in den rechten Slot des digitalen Fahrtenschreibers einlegen. Erst dann beginnt die Aufzeichnung seiner Daten.
Welche gesetzlichen Regelungen gelten für digitale Fahrtenschreiber?
Sowohl für digitale als auch analoge Fahrtenschreiber gelten einheitliche Bestimmungen. Bei Missachtung dieser drohen beträchtliche Bußgelder und weitere Strafen für Fahrer oder Unternehmer. Vorab ist wichtig zu beachten, dass im Zusammenhang mit Fahrtenschreibern eine „Woche“ nicht unbedingt der „üblichen“ Vorstellung einer Woche (von Sonntag bis Montag) entspricht, obwohl sie ebenfalls sieben Tage umfasst. Im Kontext des Fahrtenschreibers beginnt eine Woche mit dem Ende der wöchentlichen Ruheperiode, wodurch sie an jedem Wochentag beginnen kann.
Vorgaben für maximale Fahrzeiten
- Innerhalb eines Zeitraums von zwei Wochen darf die Gesamtfahrzeit 90 Stunden nicht überschreiten.
- Die wöchentliche Fahrzeit ist auf höchstens 56 Stunden beschränkt.
- Pro Tag darf die Fahrzeit 9 Stunden nicht überschreiten. Diese Zeit kann jedoch höchstens zweimal pro Woche auf bis zu 10 Stunden verlängert werden.
Anforderungen für Fahrpausen gemäß Fahrtenschreibervorschriften
- Nach jeweils 4,5 Stunden Fahrzeit muss eine Pause von mindestens 45 Minuten eingelegt werden.
- Diese Pause kann entweder in einem Stück genommen werden oder in zwei Abschnitte aufgeteilt werden: ein Abschnitt von 15 Minuten und ein Abschnitt von 30 Minuten, insgesamt 45 Minuten.
- Tägliche Ruhezeit: Ein Fahrer sollte pro Tag mindestens 11 Stunden ruhen. Diese Ruhezeit kann in zwei separate Intervalle aufgeteilt werden, die zusammen 12 Stunden ergeben: Das erste Intervall sollte mindestens 3 aufeinanderfolgende Stunden umfassen; gefolgt von einem Intervall von mindestens 9 aufeinanderfolgenden Stunden.
- Zwischen den zweiwöchentlichen Ruhezeiten müssen Pausen mindestens 9 aufeinanderfolgende Stunden andauern, dürfen jedoch nicht länger als 11 Stunden sein.
- Alle täglichen Ruhezeiten müssen innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der vorherigen Ruhezeit eingehalten werden.
Vorschriften für die wöchentliche Ruhezeit
- Die reguläre wöchentliche Ruhezeit sollte bei mindestens 45 Stunden liegen.
- Die verkürzte wöchentliche Ruhezeit sollte mindestens 24 Stunden umfassen. Diese muss innerhalb von 6 Tagen (6×24 Stunden) nach Ende der letzten wöchentlichen Ruhezeit beginnen.
- Wenn die wöchentliche Mindestruhezeit unter 45 Stunden liegt, müssen die fehlenden Stunden zu einer anderen Pause (täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich) hinzugefügt werden. Diese Ausgleichspause muss vor Ende der dritten Woche nach der verkürzten wöchentlichen Ruhezeit genommen werden.
- Innerhalb eines Zeitraums von zwei Wochen muss der Fahrer mindestens einmal eine Ruhezeit von 45 Stunden und einmal eine Ruhezeit von 24 Stunden einhalten. Ruhezeiten, die sich über einen Zeitraum von zwei Wochen erstrecken, können entweder zur ersten oder zur zweiten Woche gezählt werden, jedoch nicht zu beiden.
Regelungen bei Doppelbesatzung eines Fahrzeugs
Ein Fahrzeug gilt doppelt besetzt, wenn zwischen zwei täglichen Pausenzeiten oder zwischen einer täglichen und einer wöchentlichen Pause zwei Fahrer an Bord sind. Es besteht die Möglichkeit, den zweiten Fahrer innerhalb der ersten Stunde der Fahrtzeit abzuholen, wobei dies nicht verpflichtend ist. Grundsätzlich müssen beide Fahrer die Tachographen-Vorschriften einhalten, mit Ausnahme der Regelungen für tägliche Ruhezeiten. Sollte das Fahrzeug doppelt besetzt sein muss jeder Fahrer eine tägliche Ruhezeit von 9 Stunden innerhalb von 30 Stunden nach Abschluss der letzten täglichen oder wöchentlichen Ruhezeit einhalten.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die gesammelten Daten?
Die Daten auf der Fahrerkarte werden für 28 Tage gespeichert, während die Informationen im Fahrtenschreiber selbst für drei Monate gespeichert werden.
Nach Ablauf dieser Zeiträume müssen die Daten ausgelesen und archiviert werden. Hierfür muss ein digitales Auslesegerät mit dem digitalen Fahrtenschreiber verbunden sein. Die Speicherung der Daten für bis zu ein Jahr ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Bußgeldübersicht für Verstöße im Umgang mit digitalen Kontrollgeräten
| Art des Verstoßes | Verstoßzeitraum -häufigkeit | Bußgelder für das Fahrpersonal | Bußgelder für Unternehmen/ Fahrzeughalter |
|---|---|---|---|
| Nicht Nutzung Fahrtenschreiber | Je 24-h | 250 € | 1.000 € |
| Kein Einbau eines Fahrtenschreibers: | Je Fall | - | 1.500 € |
| Nutzung defekte o. ungültige Fahrerkarte | Je 24-h | Kontrolle nicht möglich: 250€ Kontrolle erschwert: 75€ | - |
| Nicht Funktion Fahrtenschreiber | Je 24-h | 250 € | 750 € |
| Mehr als ein Fahrtenschreiber im Fahrzeug | Je Fall | - | 10.000 € |
| Reparatur Fahrtenschreiber nicht rechtzeitig durchgeführt | Je 24-h | - | 250 € |
| Reparatur nicht oder nicht richtig durchgeführt | Je Fall | - | 1.000 € |
| Aufgezeichnete Daten wurden manipuliert oder vernichtet | Je 24-h | 250 € | 1.000 € |
| Manipulationshardware wurde am Fahrtenschreiber installiert | Je Fall | 3.000 € | 15.000 € |
| Keine lückenlose Dokumentation und Datensicherung erfolgt | Je 24-h | - | 750 € |
| Alte Daten nicht rechtzeitig gelöscht | Je Fall | - | 500 € |
Unternehmerpflichten für digitale Kontrollgeräte auf einen Blick
Unternehmen, die digitale Tachographen verwenden, haben bestimmte Verpflichtungen zu erfüllen:
- Vor der erstmaligen Nutzung des Fahrzeugs muss das Unternehmen im Besitz einer oder mehrerer Unternehmenskarten sein.
- Bei Fahrzeugen mit digitalem Tachographen ist vor Fahrtantritt sicherzustellen, dass die Fahrer im Besitz einer Fahrerkarte sind.
- Um eine korrekte Verwendung sicherzustellen, sollte der Arbeitgeber die Fahrer angemessen schulen und einen Nachweis über diese Schulung aufbewahren.
- Der Arbeitgeber muss eine Bedienungsanleitung bereitstellen und ausreichend geeignetes Druckerpapier zur Verfügung stellen.
- Sollte ein Fahrzeug mit digitalem Tachographen ausgestattet sein, hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass alle relevanten Daten vom Tachographen und der Fahrerkarte vollständig elektronisch heruntergeladen werden. Zudem müssen sie auf ein externes Speichermedium übertragen und gesichert werden. Die Sicherungskopien sollten auf einem separaten Datenträger aufbewahrt werden.
- Die erhobenen Daten müssen jederzeit vollständig, geordnet und authentisch vorzeigbar sein. Dafür hat der Arbeitgeber Sorge zu tragen.
- Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über die Arbeitsstunden der Fahrer zu führen und diese Aufzeichnungen mindestens 24 Monate lang aufzubewahren. Auf Anfrage müssen diese Aufzeichnungen dem Arbeitsinspektorat zur Verfügung gestellt werden.
- Arbeitgeber müssen den betroffenen Fahrern auf Anfrage eine Kopie der heruntergeladenen Daten von den Fahrerkarten sowie deren Ausdrucke aushändigen.
- Arbeitgeber müssen regelmäßig überprüfen, ob sie die Verordnungen VO (EG) Nr. 561/2006 und VO (EU) Nr. 165/2014 einhalten. Bei Verstößen sind sie darüber hinaus verpflichtet entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Weitere wichtige Fragen zu digitalen Fahrtenschreibern
Welche Maßnahmen müssen Unternehmer ergreifen, damit die Fahrer die Tachographenvorschriften einhalten können?
Für Unternehmer ist es wichtig, vorab klare Richtlinien zu definieren und die Fahrer entsprechend zu schulen. Schulungen können dabei helfen, das Verständnis für die Regeln und Bestimmungen zu fördern, sodass Missverständnisse vermieden werden. Da sich die Vorschriften stets aktualisieren können, sind regelmäßige Schulungs-Updates vorteilhaft.
Darüber hinaus sollten Unternehmer Mechanismen und technische Geräte einrichten, mit denen sie sämtliche wichtige Daten überprüfen können, um den Fahrer unterstützen zu können oder im Notfall Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Besonders wichtig ist vor allem eine offene Kommunikation zwischen Unternehmern und Fahrern, damit Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden können. Fahrer sollten sich bei Unklarheiten oder Problemen an ihre Vorgesetzten wenden können, da somit zusätzliche Themen vermieden werden können.
Welche Schulungen oder Schulungsmaßnahmen müssen Unternehmer ihren Fahrern in Bezug auf die Verwendung des digitalen Tachographen anbieten?
Für Fahrer als auch Unternehmer gibt es eine Vielzahl an Schulungsangeboten, die sich thematisch unterscheiden können. Um erstmals den richtigen Umgang mit digitalen Tachographen zu erlernen, sollten folgende Themen besprochen werden:
- Grundlagen des digitalen Tachographen
- Rechtsvorschriften und Verordnungen
- Lenk- und Ruhezeiten
- Arbeiten mit dem Tachographen
- Einlegen und Bedienen der Fahrerkarte
Je nach Bedarf können auch weitere Themen mit den Fahrern besprochen werden oder Zusatzinhalte aufgenommen werden. So können auch Themen wie Fehlervermeidung und -behebung, Datendownload und Archivierung oder Technische Probleme und Notfälle von Nutzen sein.
Wie können die Daten des Tachographen am einfachsten ausgelesen werden?
Tachographen können auf verschiedene Weisen ausgelesen werden. Das manuelle Auslesen oder per Download Key ist in der Regel aufwändig, da die Fahrzeuge zum Auslesen aufs Betriebsgelände kommen müssen und der Vorgang eine längere Zeit in Anspruch nimmt. Das kann sowohl für die Unternehmer, als auch die Fahrer mit Stress und hohem Zeitaufwand verbunden sein.
Deutlich schneller und benutzerfreundlicher funktioniert das Auslesen des Fahrtenschreibers per Tacho Remote Download (RDL) System, welches an digitale Fahrtenschreiber angeschlossen wird. Dieses System liest automatisch und zeit-/ortsunabhängig alle .ddd-Dateien aus.
Zudem haben durch das System Disponenten einen sofortigen Überblick über alle Lenkzeit-Reserven der Fahrer und Fahrzeuge im Tagesgeschäft. Durch die gesetzeskonforme Archivierung der Daten, können Sie außerdem sicher sein, den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
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